Det er ingen hemmelighed, at møder ofte kan være kaotiske. Når flere personer bidrager med idéer og diskuterer løsninger, er det let for gruppen at miste fokus og glemme vigtige punkter. For at undgå dette er det vigtigt at have en plan for effektiv sporing af alle diskussionsemner og handlingspunkter under møderne. I dette blogindlæg vil vi diskutere nogle af de bedste strategier til at holde styr på møderne, så alle kan holde sig til deres opgaver og holde samtalen i gang.
Udarbejdelse af en dagsorden i forvejen
En af de mest effektive måder at sikre, at du ikke går glip af vigtige punkter på dit møde, er at oprette en dagsorden på forhånd. En god dagsorden bør indeholde en liste over alle de emner, som du planlægger at dække under mødet, samt eventuelle handlingspunkter eller opfølgningsopgaver, der skal behandles. Med en dagsorden får alle en køreplan for, hvad der skal drøftes på mødet, og det hjælper med at holde alle fokuseret på at nå deres mål i tide. En dagsorden indeholder typisk en liste over de emner, der skal drøftes, og den rækkefølge, hvori disse emner skal behandles. Den indeholder også ofte alle nødvendige baggrundsoplysninger om emnet, kontaktoplysninger for relevante parter og en tidsplan for, hvornår hvert emne skal drøftes. Derudover kan den indeholde eventuelle mål, der skal nås på mødet, og hvad der skal ske til næste møde.
Brug af whiteboards eller post-its under dit møde
Et andet nyttigt redskab til at holde styr på diskussionerne under mødet er at bruge whiteboards eller post-it-notater. På den måde kan alle deltagere i mødet nemt tage visuelle noter om vigtige emner eller handlingspunkter i løbet af mødet, så de ikke går tabt i al snakken. Whiteboards giver også alle deltagere mulighed for at bidrage med idéer og finde på løsninger sammen, hvilket fremmer samarbejdet og holder alle engagerede. De mest ideelle whiteboards til møder i arbejdsregi er et whiteboard fra whiteboardshoppen.dk, så tjek udvalget ud.
Opfølgning efter dit møde
Endelig er det vigtigt at følge op efter hvert møde med deltagerne for at sikre, at alle handlingspunkter er blevet gennemført, og at eventuelle spørgsmål er blevet besvaret. Dette vil være med til at sikre, at intet er blevet overset eller glemt i den hektiske snak fra tidligere møder. Opfølgning efter møderne giver også teammedlemmerne mulighed for at give feedback om, hvordan tingene gik, så du kan forbedre din proces fremadrettet.
Det behøver ikke at være svært at holde styr på møderne – der er masser af enkle værktøjer til vores rådighed! Ved at oprette en dagsorden på forhånd, bruge whiteboards eller post-it-noter under mødet og følge op med deltagerne bagefter kan du sikre, at alle diskussionsemner bliver behandlet, og at alle handlingspunkter bliver gennemført korrekt. Ved at implementere disse strategier kan du sikre, at hvert møde forløber gnidningsløst, så du kan få mere udrettet på kortere tid!
